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2007-06-29
快速消费品行业的营销费用的管理(4)
----营销费用预算管理的IT应用之路
上文谈到营销费用管理的IT管理工具，某食品集团走过了一条特色之路，也经历了三个阶段，是一个逐步推进的过程：
第一阶段：2001年，自行开发，解决营销费用报销的数据采集与分析。用的是最普通的Foxpro语言，那么多更好的编程语言为什么不用？原因很简单，因为编程这个人只会Debase，没办法只得选Foxpro，此人没那么专业，是财务人员，平时做帐，现在专门排出时间来编这个报销程序。为什么由财务人员来做这个事，有几个考虑：
1、 财务人员知道营销费用报销的管控点与管控方法，主要又是自己使用，这样就少了很多向IT人员解释系统需求的口舌，而且如有什么新的需求，自己马上更新程序，效率极高。
2、 这个报销程序相对来说比较简单，对编程技术的要求不高，而且这个财务人员有编程经验和兴趣，做起来的阻力不大。
三个月后，报销程序并行成功，正式介入营销费用的日常管理，取得了显著的效果：
1、 营销费用的报销速度显著提高，由以前的2个月的报销周期提高到30天。这里面，经销商反馈相当之好，因为他们给公司代垫了很多费用，能提前一个月把钱报回来大大的缓解了他们的资金压力；
2、 达到了对每个费用申请单进行控制的效果，对于超申请、无申请、延期报销的问题一目了然。特别是延期报销问题的有效监控，财务部利用这个程序定期公布延期报销的清单，刚开始有2、3千单，半年后降为不到1000单。为什么要关注延期报销的单据，这不仅仅是提高资金周转，更重要的是能提前将问题单据暴露出来。因为单据为什么延期报销，相当原因是因为这个单据有问题，时间拖久了，领导记忆没那么好，而且即使有疑问也取证困难，再有问题也不了了之，最多一个下次注意。之前是手工管理，上万的报销单据，一张Excel表拖来拖去，谁管得那么细？这个问题在后面的费用报销中也会谈到。总之，先提醒一下，大家要关注这种延期报销的单据。
第二阶段：2002年，部分外部专业公司定制，首先解决营销费用的申请。
第一阶段的土枪只解决了报销的问题，但费用申请仍是手工处理，全是传真操作，效率极低。由于这涉及分支机构在异地上单的问题，在IT技术上，财务部的那杆土枪肯定是解决不了的，于是请了外面的专业软件公司给我们做开发，我们称之为KMIS系统。除了营销费用的申请之外，KMIS系统中还有产品价格管理，以及OA功能，构成了整个公司的营销管理平台。
系统上线后，总部业务部门的文员三呼万岁，因为以前她们是最辛苦的，想想，一天传真几十份申请单，光找领导签字，回传，确认就要半天时间，还有传真出错等烦燥情况， 这种没有增值意义的活谁做都减寿。现在好了，什么都不管，人轻松，公司光传真通讯费和传真纸每月都要省5、6千元。
从此，业务部门开始传来小姑娘们快活的歌声。业务部和IT部结成了友好联谊部门。遗憾的是没有凑成一对。
第三阶段：2003年，全面外部专业公司定制，全面解决营销费用的申请、报销、报表。
某食品集团每年业务的增长近40%，相应的营销费用的增长也很快，不仅体现在总额上，而且单据量也激增，所有的报销单据都要在财务部录系统，这时那杆土枪程序已沉淀了大量数据，速度慢了下来，而且财务人员的体力有限，也处理不了这么多单据，财务部由一个效率极高的部门反而可能变成一个瓶颈。这时公司果断决定，废土枪，上钢炮，委托上个软件公司在原KMIS系统上开发营销费用的报销系统。
半年后，系统正式运作，这样就形成了营销费用从申请到执行到报销到评估到报表的一个闭环管理，任何一个业务同事，都可以查询到某个单据批到哪个环节，为什么退单，实际报销了多少钱？各个环节停留的时间有多长等。
这里强调一下审批时间。以往手工方式费用报销或申请审批效率较低，分支机构指责总部业务部门，总部业务部门骂财务部，财务部说总经理，但谁也不知道到底是在哪个环节耽误的时间最长，虽然实际大部分情况是耽误在分支机构自己手里，但拿不出证据，财务部受气是最多的。现在好了，只在在系统中一查，各个环节耽误的时间历历在目，分支机构和业务部门再也不敢说财务部了，相反，财务部定期拿一张汇总报表，公布哪些部门耽误的时间最长，效率最低，从此单据的整体审批效率又有了较大提升。
因此，有些小报表，小功能还是很有用的。
【邓国清 MSN：dengguoqing_2006@hotmail.com】
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