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2010-01-31
大部分时间管理方法都非常强调制订任务列表，或者叫Todo List，在此基础上为待办事项进行重要性的分级，确保先完成重要的事。于是，很多实践时间管理的朋友都很容易养成列任务列表的习惯，更进一步的会将任务细分为可操作的具体事项。但很多朋友往往却忽视了制订任务列表后的重要步骤：日程安排(或简称排程)。 在详细分析之前，先简单回顾一下“日历”与“任务”的区别与联系： “日历”是时间已经确定的，而“任务”只是确定了大概时间，但具体时间还没定的，但当“任务”完成时，它就变成了一项“日历”里记录的“约会”了。 或者说： 日历是以时间为基础的，就是某一段时间划分来作什么事情，任务是以事情为基础的，指定某一事情必须在哪一个时间段中完成。 现象 日程表是一张为每件事情设置时间框架的清单，但有很多人却不能理解它。很多人就会看着他们写的任务清单说他们都有日程安排，如下所示：
即使这张清单没有完成每项任务的具体结构和具体时间，很多人看着这张清单却认为这些项目包含着日程规划。更为严重的是，很多无组织性的人会因此懒洋洋地歇着，因为他们认为这样一张清单已经包含了他这一天要完成的所有任务。由于没有设定明确的完成时限，没有根据自己的时间计划与精力模式进行详细的日程安排，往往容易出现超出预定时间计划、拖延、计划延迟等状况发生，就会出现猪八戒踩西瓜皮--滑到哪里是哪里的现象出现。 时间管理的常见误区：帕金森定律 其实，出现以上误区是非常普遍的现象，甚至还有人专门针对它进行了研究，并命名为帕金森定律。 帕金森定律（Parkinson's law）指出，工作会自动地膨胀占满所有可用的时间，即只要我们没有没有明确的时间期限,本来我们只需要两个小时就能够完成的事情,如果我们有两个星期的时间去做它的话,我们就一定会拖到最后两个小时才会去完成。 时间管理隐含着你可以为一项任务安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项工作，你会放慢你的节奏以便用掉所有分配的时间。 例子1：比如我研究生期间要发表两篇论文，真正有价值的工作时间是50小时，而我用了近1年时间来做。 例子2：某项目结案，我和同事做结案汇报材料，表面上，我们有1个月时间准备，结果很多事情拖延，汇报前一两天才做，经初步计算，我们有效工作时长只用了5个小时，就完成了一份高质量的结案汇报材料，获得好评，但这种模式非常不到位！ 启示： 1.盘点出你高价值的工作，重点突破——哪20%的工作创造了我80%的价值和快乐，其他工作删除、外包或者减少！ 2.强硬减少工作时长，提高效率——如果我生病了，今天只能工作2小时，我会做什么？ 时间管理的常见误区：学会排程 要真正地提高时间管理的效率，就要摆脱可恶的帕金森定律的干扰，培养锻炼我们的专注力，养成安排日程并严格遵照执行的习惯，只有这样才能真正的掌握时间管理之道。 具体的方法如下： “排程”，就是将适当的“行动任务”安排到今日的日程、时程上。 1、检视今日原本已经安排了的约会与任务，看看已经排好的时间段是哪些，总共多长时间，是否已经安排80%-90%满； 2、依据你现在所处的地点与情况，挑出哪几类“场合”是你今天会去或是身处的地方，检视这几类“场合”内可以执行的行动任务清单； 3、决定这几类“场合”内哪些任务可以安排到今日的时程中来执行，以有安排在哪个时间段，需要多长的时间，依据行动任务的重要性、紧急性，以及你的精力状况决定； 4、每天的日程安排最好安排到80%-90%的满度，这样比较现实，因为总会遇到一些突发的事情，或是约会、执行时间延长了。如果真的省下10%-20%的时间没有用到，你还可以去你的任务清单里面挑选一些以后要做的事情拉过来提前做，让你比较有弹性。
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