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顶级管理者是怎样管理时间的(3)

2008-09-01

我也不知道这种围绕一根固定旗杆(查对要点清单)灵活的时间管理策略为什么这么有用,但是事实上的确收效非凡。因为就我所知,那些努力爬到组织顶层的管理者无一不是遵循这一套路。下面是我首次接触这种策略的经过。

国际度假咨询有限公司董事会主席(ResortQuest International, Inc.)约瑟夫·维特利亚(Joseph Vittoria),当我访问他的时候,那一天他在黄色的便条上已经记下了5个他要打的电话。但是当他打完一个电话之后,就有人探进头询问某事,或叫他去和谁商量一件事。对于这种情况,我们的维特利亚都是来者不拒,笑脸相迎,等他们一走,他就接着打第2个电话,打完第2个电话后又去拜访同一楼层的一个人。

总而言之,看起来就像是一团旋风在地上到处转。但是每当他从突然袭击的意外交际中脱身出来,他就又马上回到自己的办公桌边,接着打其余的电话。就这样,几个小时过去之后,他原先计划要打完的电话终于实实在在地打完了,“线索”虽然一直未断,但却是见缝插针完成的。

维特利亚先生的一天是固定时间与不固定时间的混合体,这是大多数资深生意人对待时间的观念。

在甘乃特报业公司CEO约翰·科里那里,同样的现象在他处理文书工作的时候格外明显。正如我们在第1章中提到的,科里更倾向于亲自审阅处理那些送到办公室的信件或其他材料,这样一来,他手上的文件材料常常是堆积如山。但是他一定要把他们处理完。于是同样的一幕又出现了,办公室里人来人往,电话也响个不停,临时会议也少不了——不管怎样,别的事情一完,他又要重新回到桌边一件接一件地处理好撂得高高的文件。从早上8:30开始,一般到午饭之前,就可以处理完所有函件。

无论是柯利还是维特利亚都绝不会花力气把自己的时间定为“电话时间”或“文案时间”。他们反而把这些事“撒”在几个小时的范围内,然后以在时间方面极其经济的方式来完成,一点也不觉得受压。

顶级管理者是怎样管理时间的(3):事业进步的金言——如何掌握灵活的时间管理艺术

为了帮助你掌握灵活安排工作日程的方法,本书下面将为你提供6条时间管理技术。但是让我们从博思咨询公司的前合伙人,独立咨询师桑德拉·克莱什(Sandra Kresch),一位工作方法极其得当的咨询师的故事开始,这故事描述了她自己典型的一天,其中充满了职业与个人的特色。

我今天有一系列的事要去做,要带猫咪去看兽医,我自己也想去看医生;办公室的工作也排得满满的;另外我还要为一家我担任会长的非营利组织物色一名新的执行董事;最后还要帮一群朋友的忙。

在考虑如何处理好如此众多的事情的时候,我认为最重要的是制订出一份全天的日程安排。猫咪惟一可以去看兽医的时间是早上7点。于是我早早把它送了去,并且想好下午怎么顺道带它回家。

此后,我就必须呆在家相当长的时间。有两个生意人,一个在伦敦,一个在另外一个地方,需要我去联系,所以清早我还得先给他们的办公室打电话通知一下,让他们能够在我离家外出之前给我来个电话。

我在办公室的工作日程,总是安排得非常紧凑,有力地集中在本星期必须完成的3件大事上,绝不枝节旁蔓。

从这位繁忙的专业人士对自己一天生活的叙述中,我们可以提炼出6种她用以保持对时间的某种控制的方法,我把这6种方法推荐给各位读者。

1、使用一张写有本周必须完成的三四项主要待办事项清单。要记住它,每天念叨几次。还可以把这张单子贴到工作日程计划本上,或把它录入电子日程中,方便自己反复查看。这种方法能够帮助你集中全力实现每周的工作目标。

2、标注工作日中的固定点,即每天的工作框架。拿前面的故事来说,猫必须早一点送到兽医那里去,因为这样可以在当天就把它接回家,打往伦敦的电话最好在中午之前完成,否则恐怕会与意想之外的会议和其他工作任务相冲突。框架搭好后,填充具体内容也就舒服和容易得多了。安德鲁·格罗夫(Andrew Grove)在《高产出管理》(Hign Output Management)一书中说:“我们必须找出有限制性的步骤……如果我们能够确定什么事是不可更改的,并且能围绕这些事安排其他"好说"的事,我们的工作效率就会高得多。”

3、估计好“变动”的因素,在选定哪些工作应该全力以赴的时候,特别要注意那些有限制的或没有任何余地的事情。比如说,准备当天下午两点会议的备忘录,是一件没有多少变动因素的事,然而如果是下周的会议,则情况可能完全不同。

4、拉长工作日的两端,在克莱奇的例子中,我们会注意到与兽医的约会是在早上7点,同样,我们也应该把个人私事、琐事安排在工作日的两头,比如早上7点去见你的造型师,下午7点理发和购物。

5、简化与支持。你应该常常问自己:这件工作中哪些事是可以授权他人去做的?怎样才能使这件工作变得更简明易行?

6、对那些没完没了的要求,就像格罗夫所指出的:“如果你对一件事说了是,你就很难再对另外一件使你更远离目标的事说不。”

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